Выставка — это несколько дней, за которые компания должна успеть сделать то, на что в обычной работе уходят недели и месяцы: привлечь внимание, познакомиться с потенциальными клиентами, презентовать продукты и услуги, собрать контакты и сформировать правильное впечатление о бренде.
При этом многие начинают готовиться к выставке слишком поздно. За несколько дней до открытия выясняется, что не готов стенд, не напечатаны каталоги, закончились визитки, а макеты баннеров требуют срочной доработки.
В результате приходится переплачивать за срочное производство и идти на компромиссы по качеству.
Оптимальный срок начала подготовки — примерно за месяц до мероприятия.
Разбираем, что стоит предусмотреть заранее.
1. Определите, что именно компания хочет получить от выставки
Прежде чем заказывать печать и рекламные материалы, стоит ответить на несколько вопросов:
- кого вы хотите привлечь на стенд;
- какой продукт или услугу нужно представить в первую очередь;
- нужен ли сбор контактов потенциальных клиентов;
- какие материалы посетитель должен забрать с собой;
- каким должно быть главное сообщение компании;
- какие действия посетитель должен совершить после знакомства с брендом.
Это важно, потому что выставочный комплект должен работать как единая система.
Например, если компания продвигает новый продукт, недостаточно просто поставить большой логотип. Посетитель должен за несколько секунд понять:
кто вы → что предлагаете → почему это интересно → что делать дальше.
2. Проверьте оформление выставочного стенда
Стенд — первое, что видит посетитель.
Именно поэтому визуальное оформление нельзя оставлять на последний момент.
В зависимости от формата мероприятия могут понадобиться:
- баннеры;
- пресс-воллы;
- роллапы;
- стеновые панели;
- постеры;
- информационные конструкции;
- навигационные элементы;
- таблички и указатели;
- оформление стойки ресепшен;
- брендированные элементы мебели;
- подвесные конструкции;
- напольная графика.
Главное правило
Не пытайтесь разместить на стенде всю информацию о компании.
На расстоянии нескольких метров человек должен увидеть одну главную мысль, а не прочитать несколько абзацев текста.
Поэтому перед производством стоит отдельно проверить композицию, размер логотипа, контрастность, читаемость заголовков и расстояние, с которого будет восприниматься информация.
3. Подготовьте каталоги и презентационные материалы
Выставка — это ситуация, когда потенциальный клиент может физически забрать информацию о вашей компании.
Поэтому заранее определите, какие материалы действительно нужны.
Это могут быть:
Каталог
Подходит, если у компании большая линейка товаров или услуг и клиенту необходимо изучить ассортимент подробнее.
Презентация
Хороший вариант для компаний, которым важно рассказать о своих компетенциях, проектах, технологиях или преимуществах.
Буклет
Подходит для компактной презентации одного направления, продукта или услуги.
Лифлет
Удобен, когда нужно разместить небольшое количество информации в компактном формате.
Визитка
Несмотря на развитие цифровых инструментов, на выставках визитки по-прежнему могут быть полезны — особенно если их дизайн связан с общей визуальной системой стенда.
Но важно не просто напечатать материалы.
Они должны продолжать коммуникацию, начатую на стенде.
Если человек увидел одно сообщение на баннере, другое в каталоге и третье на визитке, бренд начинает выглядеть несобранно.
4. Не забудьте о раздаточных рекламных материалах
Не каждый посетитель готов провести на стенде 20 минут.
Кто-то возьмёт материал и уйдёт, чтобы изучить его позже.
Поэтому стоит заранее подумать о небольших рекламных носителях:
- лифлетах;
- открытках;
- купонах;
- карточках с QR-кодом;
- промоматериалах;
- небольших презентационных листах;
- брендированных папках.
Особенно хорошо работают материалы, в которых есть конкретное действие.
Например:
«Получить каталог»
«Перейти на сайт»
«Записаться на консультацию»
«Получить специальное предложение»
QR-код в таком случае становится не просто декоративным элементом, а инструментом перевода посетителя выставки в дальнейшую коммуникацию.
5. Подготовьте сувенирную продукцию
Сувениры могут быть полезны, если они соответствуют задаче выставки.
Это могут быть:
- ручки;
- блокноты;
- шоперы;
- кружки;
- термокружки;
- флешки;
- брелоки;
- текстиль;
- другие брендированные предметы.
Но принцип здесь простой:
лучше меньше сувениров, но хорошего качества.
Дешёвый предмет с плохо нанесённым логотипом может создать совершенно не то впечатление, которое компания хотела получить.
Если бренд позиционируется в премиальном сегменте, сувенирная продукция тоже должна соответствовать этому уровню.
6. Проверьте макеты и файлы для печати
Одна из самых частых проблем перед выставками — готовый дизайн есть, а печатать его ещё нельзя.
Для разных видов продукции могут потребоваться:
- правильные размеры;
- вылеты под обрезку;
- цветовая модель CMYK;
- корректное разрешение изображений;
- подготовленные шрифты;
- правильные форматы файлов;
- технические поля;
- контуры резки;
- специальные требования производителя.
Особенно внимательно нужно проверять крупноформатную печать.
Ошибка, которая практически незаметна на экране компьютера, на конструкции размером несколько метров может стать очевидной.
Поэтому препресс лучше закладывать в план подготовки заранее, а не заниматься им вечером перед отправкой файлов в производство.
7. Рассчитайте количество заранее
Одна из неприятных ситуаций — закончить рекламные материалы в первый день выставки.
Но и печатать в два раза больше необходимого тоже не всегда разумно.
При расчёте тиража учитывайте:
- количество дней выставки;
- ожидаемую посещаемость;
- количество сотрудников на стенде;
- формат мероприятия;
- предполагаемое количество контактов;
- необходимость раздачи материалов за пределами стенда.
Для каждого материала расчёт будет разным.
Например, визитки и лифлеты могут расходоваться значительно быстрее, чем дорогие каталоги.
8. Закажите всё производство одним проектом
Когда разные элементы выставочного оформления заказываются в разных местах, возрастает вероятность несоответствий.
У одного подрядчика — один оттенок фирменного цвета.
У другого — другой.
На баннере используется одна версия логотипа, в каталоге — другая.
А материалы в итоге выглядят так, будто их делали разные компании.
Поэтому удобнее собрать выставочный комплект в единую систему:
дизайн → подготовка файлов → печать → производство конструкций → сувенирная продукция → готовый комплект к мероприятию.
Так проще контролировать сроки, качество и визуальное соответствие всех материалов.
9. Что заказать за месяц до выставки: чек-лист
Чтобы ничего не забыть, можно использовать простой список.
За 4 недели
☐ определить цели участия в выставке
☐ сформировать список необходимых материалов
☐ проверить требования организаторов
☐ определить размеры стенда и конструкций
☐ утвердить концепцию оформления
☐ подготовить тексты и изображения
За 3 недели
☐ разработать макеты
☐ подготовить каталоги и буклеты
☐ разработать баннеры и конструкции
☐ подготовить сувенирную продукцию
☐ проверить все QR-коды и ссылки
☐ согласовать тиражи
За 2 недели
☐ провести техническую проверку макетов
☐ отправить материалы в производство
☐ проверить сроки готовности
☐ подготовить упаковку и логистику
☐ сформировать комплект для сотрудников
За неделю
☐ получить и проверить продукцию
☐ проверить качество печати
☐ проверить количество
☐ собрать всё необходимое для выставки
☐ подготовить дополнительные материалы на случай большого потока посетителей
10. Что часто забывают заказать
Есть несколько вещей, о которых вспоминают буквально перед открытием выставки:
- таблички с QR-кодами;
- ценники или информационные карточки;
- держатели для материалов;
- дополнительные постеры;
- бейджи сотрудников;
- брендированные папки;
- пакеты;
- наклейки;
- навигационные элементы;
- дополнительные визитки;
- запасные рекламные материалы.
Лучше составить полный список до начала производства, чем потом организовывать срочную допечатку.
Выставка начинается задолго до открытия
Хороший выставочный стенд — это не просто баннер с логотипом.
Это комплекс визуальных и рекламных инструментов, которые должны работать вместе и решать одну задачу: привлечь внимание к компании и превратить интерес посетителя в контакт с потенциальным клиентом.
Поэтому подготовку лучше начинать минимум за месяц.
А если предстоит крупная выставка, сложный стенд или большой объём полиграфии — ещё раньше.
Не хотите собирать выставочный комплект по частям?
Бюро дизайна и печати «ДЫШИ» может взять на себя подготовку выставочных материалов: от разработки дизайна и подготовки макетов до печати и производства рекламной продукции.
Соберём всё необходимое для выставки в единой визуальной системе и поможем подготовить материалы к нужному сроку.
Если выставка уже запланирована — самое время составить список необходимых материалов и рассчитать производство.